Tietojenkäsittelyehdot (DPA)

1. Osapuolet ja soveltaminen

Nämä ehdot ovat osa käyttöehtoja ja täyttävät tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan vaatimukset. Asiakas on rekisterinpitäjä ja J. Halttu Oy henkilötietojen käsittelijä niiden tietojen osalta, jotka Asiakas tai sen työntekijät tallentavat Palveluun.

2. Käsittelyn kohde ja tarkoitus

• Tarkoitus: työaikojen kirjaaminen, työaikakirjanpito ja raportointi Asiakkaan lukuun.
• Rekisteröidyt: Asiakkaan työntekijät ja pääkäyttäjät.
• Tiedot: nimi, sähköposti, puhelin, rooli, kirjaustavat, työkohteet, työaikakirjaukset ja niiden korjaukset syineen, leimausavaimen tunnus (NFC UID), leimauslaitteen viestit sekä kirjautumistiedot. Sovellukseen ei tallenneta erityisiä henkilötietoryhmiä, eikä sijaintia seurata.
• Kesto: sopimuksen voimassaolo ja sen jälkeinen poistoaika (kohta 8).

3. Asiakkaan ohjeet

Käsittelijä käsittelee tietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti; Palvelun asetukset ja käyttöehdot muodostavat nämä ohjeet. Asiakas vastaa siitä, että sillä on peruste käsittelylle ja että työntekijöitä on informoitu.

4. Käsittelijän velvoitteet

• Tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon.
• Käsittelijä avustaa Asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa ja tietosuojaa koskevissa velvoitteissa (GDPR 32–36 art.).
• Käsittelijä ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta.
• Käsittelijä antaa Asiakkaalle tiedot, jotka tarvitaan velvoitteiden noudattamisen osoittamiseen, ja sallii kohtuulliset auditoinnit Asiakkaan kustannuksella 30 päivän ennakkoilmoituksella.

5. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

• Salattu yhteys (HTTPS) kaikessa liikenteessä.
• Salasanat tiivisteinä, istunnot tunnistetaan satunnaisella tunnisteella, kirjautumisyritykset rajoitettu.
• Yrityskohtainen tietojen erottelu kaikissa kyselyissä; työntekijä näkee vain omat tietonsa.
• Tietokanta julkisen verkkokansion ulkopuolella, pääsy palvelimelle rajattu nimetyille henkilöille avainpohjaisesti.
• Säännölliset varmuuskopiot palveluntarjoajan järjestelmässä Suomessa.
• Korjaukset tallentuvat alkuperäisen arvon ja syyn kanssa (muutoshistoria).

6. Alikäsittelijät

Asiakas hyväksyy alla luetellut alikäsittelijät. Käsittelijä ilmoittaa uusista alikäsittelijöistä vähintään 30 päivää etukäteen, ja Asiakas voi perustellusta syystä vastustaa muutosta irtisanomalla sopimuksen.

7. Tietojen sijainti

Työaikatiedot säilytetään Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Asiakas voi viedä tiedot CSV-muodossa milloin tahansa. Sopimuksen päätyttyä käsittelijä poistaa tiedot 60 päivän kuluessa, ellei laki edellytä säilyttämistä; varmuuskopioista tiedot poistuvat viimeistään 12 kuukaudessa.

9. Vastuu

Vastuuseen sovelletaan tietosuoja-asetuksen 82 artiklaa ja käyttöehtojen vastuunrajoitusta siltä osin kuin pakottava lainsäädäntö sen sallii.

Kysymykset: info@leimauslaite.fi · 050 598 7101